ÖIF-Kurse: Niveaustufen A1, A2, B1

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Tips for a letter of complaint


You can use a letter of complaint to explain your dissatisfaction with the service to the recipient. So, you can use it to express your anger or emphasize your disappointment.

This post provides a guide to help you write a letter of complaint correctly. There is also a task of writing a complaint in the ÖSD exam B2. This text should be around 120 words long. It is important that you use a suitable writing style and greetings.

How a letter of complaint should be written?

Here are some tips on how to write a letter of complaint to make the complaint impactful. You will also find expressions that you can incorporate when writing a letter:

Address data / Address:

Die Adresse des Absenders (Ihre Adresse)

Die Adresse des Empfängers

Reference:

Beschwerde über …

Beschwerde wegen nicht erbrachter Leistungen

Greeting:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sehr geehrte Frau …,

Sehr geehrter Herr …,

Introduction:

The aim of the introduction is to present the topic briefly and clearly.

Hiermit möchte ich mich bei Ihnen über …. beschweren.

Ich möchte hiermit eine fehlerhafte Information/Werbeanzeige melden.

Das Produkt … entsprach nicht der Beschreibung im Internet/ im Werbeprospekt daher möchte ich mich darüber beschweren.

Da … möchte ich mich bei Ihnen beschweren.

Bedauerlicherweise …

Mit diesem Brief möchte ich eine schlechte Dienstleistung melden.

Overview of the situation:

In the main part, explain and describe the situation in detail. In doing so, you should explain in detail all the aspects that led to the complaint.

Es ist ärgerlich, dass …

Ich habe erwartet, dass …. Doch leider habe ich stattdessen …

Es gab keine …

Es gab weder … noch …

Außerdem gab es Probleme mit …

Zudem …

Des Weiteren …

Der/die/das hat zwar funktioniert, aber …

Ich bin unzufrieden, weil …

Das Produkt war beschädigt, daher …

Summary:

Try to summarize the situation in a few sentences.

Meine Erwartungen wurden somit nicht erfüllt.

Daher war all dies eine große Enttäuschung für mich.

Alles in allem bin ich äußerst enttäuscht.

Requirement and suggestions for improvement:

After the summary, you can explain what you now expect from the company / organization. You can also mention suggestions as to how a suitable solution can be found.

Daher verlange ich …

Aus diesem Grund bitte ich Sie …

Deswegen möchte ich ...

Daher bitte ich Sie …

Zudem bitte ich Sie um …

Asking for a reply:

Despite your disappointment, you should write a friendly and polite ending.

Auf eine angemessene Antwort freue ich mich.

Ich hoffe auf eine schnelle Rückmeldung.

Ich hoffe, Sie können meine Beschwerde nachvollziehen, sodass wir gemeinsam eine Lösung finden.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Vielen Dank im Voraus.

Letter Closing:

Mit freundlichen Grüßen

Sample: Letter of Complaint (Beschwerdebrief)

Read the following situation: You wanted to spend a few days in the hotel "Sandy Beach Club" by the sea. However, the actual circumstances did not meet your expectations. Now write a letter of complaint.



Werbeanzeige:

Das Hotel Sandy-Beachclub lädt Sie zu einem einmaligen Urlaub ein

  • große Anlage in ruhiger und traumhaft schöner Umgebung
  • großer Sandstrand nur wenige Meter vom Hotel entfernt
  • Einzel- und Doppelzimmer mit Meeresblick
  • Zimmer mit eigenem Fernseher und WLAN
  • viele sportliche Aktivitäten
  • tägliche Strandpartys mit Livemusik und bekannten Stars
  • kostenloser Transport vom und zum Flughafen

Wir freuen uns auf Sie!
E-Mail: sandy-beachclub@hotel.com



Complaint letter about discrepancy

Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Zeit vom 14.07.21 bis 28.07.21 habe ich in Ihrem Hotel „Sandy-Beachclub" Urlaub gemacht. Da ich auf gravierende Mängel gestoßen bin, möchte ich mich hiermit bei Ihnen beschweren.

In Ihrem Prospekt versprechen Sie einen unvergesslichen Urlaub. Zu meinem Bedauern musste ich jedoch feststellen, dass statt der von Ihnen versprochenen schönen und ruhigen Umgebung leider nur viele Baustellen um das Hotel zu sehen waren.
Auch von dem großen Sandstrand, für den Sie werben, kann keine Rede sein, denn es war nur eine kleine Strandküste mit wenig Wasser. Zudem war ebenso die technische Ausstattung mangelhaft, da es im Zimmer keinen Fernseher gab.
Außerdem steht in Ihrer Werbeanzeige, dass Sie täglich Strandpartys mit Livemusik und bekannten Stars organisieren würden, aber es fand nur an einem einzigen Tag eine Strandparty statt. An den anderen Tagen haben wir nur Radiomusik gehört.

Alles in allem bin ich äußerst enttäuscht. Selbstverständlich erwarte ich daher eine Rückerstattung aller Kosten, sonst sehe ich mich veranlasst, rechtliche Schritte in die Wege zu leiten.
Ich hoffe auf eine schnelle Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
Markus Stöger

Beschwerdebrief | Niveaustufe B2 - IFU
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