Tips for a letter of complaint

You can use a letter of complaint to explain your dissatisfaction with the service to the recipient. So, you can use it to express your anger or emphasize your disappointment.

This post provides a guide to help you write a letter of complaint correctly. There is also a task of writing a complaint in the ÖSD exam B2. This text should be around 120 words long. It is important that you use a suitable writing style and greetings.

How a letter of complaint should be written?

Here are some tips on how to write a letter of complaint to make the complaint impactful. You will also find expressions that you can incorporate when writing a letter:

Address data / Address:

Die Adresse des Absenders (Ihre Adresse)

Die Adresse des Empfängers

Reference:

Beschwerde über …

Beschwerde wegen nicht erbrachter Leistungen

Greeting:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sehr geehrte Frau …,

Sehr geehrter Herr …,

Introduction:

The aim of the introduction is to present the topic briefly and clearly.

Hiermit möchte ich mich bei Ihnen über …. beschweren.

Ich möchte hiermit eine fehlerhafte Information/Werbeanzeige melden.

Das Produkt … entsprach nicht der Beschreibung im Internet/ im Werbeprospekt daher möchte ich mich darüber beschweren.

Da … möchte ich mich bei Ihnen beschweren.

Bedauerlicherweise …

Mit diesem Brief möchte ich eine schlechte Dienstleistung melden.

Overview of the situation:

In the main part, explain and describe the situation in detail. In doing so, you should explain in detail all the aspects that led to the complaint.

Es ist ärgerlich, dass …

Ich habe erwartet, dass …. Doch leider habe ich stattdessen …

Es gab keine …

Es gab weder … noch …

Außerdem gab es Probleme mit …

Zudem …

Des Weiteren …

Der/die/das hat zwar funktioniert, aber …

Ich bin unzufrieden, weil …

Das Produkt war beschädigt, daher …

Summary:

Try to summarize the situation in a few sentences.

Meine Erwartungen wurden somit nicht erfüllt.

Daher war all dies eine große Enttäuschung für mich.

Alles in allem bin ich äußerst enttäuscht.

Requirement and suggestions for improvement:

After the summary, you can explain what you now expect from the company / organization. You can also mention suggestions as to how a suitable solution can be found.

Daher verlange ich …

Aus diesem Grund bitte ich Sie …

Deswegen möchte ich ...

Daher bitte ich Sie …

Zudem bitte ich Sie um …

Asking for a reply:

Despite your disappointment, you should write a friendly and polite ending.

Auf eine angemessene Antwort freue ich mich.

Ich hoffe auf eine schnelle Rückmeldung.

Ich hoffe, Sie können meine Beschwerde nachvollziehen, sodass wir gemeinsam eine Lösung finden.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Vielen Dank im Voraus.

Letter Closing:

Mit freundlichen Grüßen

Sample: Letter of Complaint (Beschwerdebrief)

Read the following situation: You wanted to spend a few days in the hotel "Sandy Beach Club" by the sea. However, the actual circumstances did not meet your expectations. Now write a letter of complaint.

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